Datenschutz, Arbeits- und Ruhezeit

Rechtliche Aspekte des Coworking

Unternehmen, welche es ihren Mitarbeitenden ermöglichen, auch ausserhalb ihrer Geschäftsräumlichkeiten zu arbeiten – und dazu zählt auch die Arbeit in externen Coworking Spaces –, haben einige rechtliche Aspekte besonders zu beachten. Nachfolgend wird speziell auf Coworking kurz eingegangen.

TheWorkHub

Vertragliche Regelung des Arbeitsorts bei Coworking

In den arbeitsrechtlichen Artikeln des Obligationenrechts finden sich keine Bestimmungen zum Arbeitsort. Es empfiehlt sich daher, die Einführung eines Coworking Space als Arbeitsort (ausschliesslich oder teilweise neben den Geschäftsräumlichkeiten des Arbeitgebers) im Arbeitsvertrag zu regeln.

Zu beachten ist ferner, dass der Arbeitgeber einen im Arbeitsvertrag vereinbarten Coworking Space als Arbeitsort nicht einseitig abändern kann. Zu empfehlen und in den Schranken des Persönlichkeitsrechts zulässig ist aber die Aufnahme einer Regelung im Arbeitsvertrag, demnach der Arbeitgeber im Sinne einer Weisung einseitig anordnen kann, dass der Mitarbeitende seine Arbeit fortan wieder ausschliesslich oder teilweise in den Geschäftsräumlichkeiten des Arbeitgebers zu erbringen hat.

Datenschutz und Geheimhaltungspflicht

Das wohl heikelste Thema bei der Arbeit in Coworking Spaces (und an anderen Orten ausserhalb der Geschäftsräumlichkeiten, wie z.B. in Cafés oder öffentlichen Verkehrsmitteln) sind der Datenschutz bzw. die Datensicherheit einerseits sowie die Geheimhaltungspflicht der Mitarbeitenden anderseits. Der Arbeitgeber ist aufgrund von Bestimmungen des Obligationenrechts wie des Datenschutzrechts verpflichtet, Personendaten – wie etwa Angaben, die sich auf Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner beziehen – durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugtes Bearbeiten zu schutzen. Die Mitarbeitenden wiederum unterstehen der gesetzlichen Pflicht, geheim zu haltende Tatsachen, insbesondere Fabrikations- und Geschäftsgeheimnisse, weder Dritten mitzuteilen noch zu ihrem eigenen Vorteil zu verwerten. Bei Arbeitstätigkeiten in Coworking Spaces ist das Risiko, dass der Datenschutz oder die Geheimhaltungspflicht verletzt wird, erhöht, da sich die Daten ausserhalb des eigentlichen Betriebs befinden.

Unternehmen, welche Arbeitsplätze in Coworking Spaces anbieten, ist daher zu empfehlen, bestimmte Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, wie sie auch im «Leitfaden des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten zu technischen und organisatorischen Massnahmen des Datenschutzes» – im Sinne genereller Richtlinien – vorgeschlagen werden. Hierzu zählt etwa das Einrichten eines geschutzten Zugangs für Personen, die von ausserhalb des Unternehmens auf Daten zugreifen. Der Zugang sollte mit einem System geregelt werden, das eine sichere Authentifizierung erlaubt. Zudem sollten die Computer mit einer Firewall geschützt werden. Des Weiteren wird vom Datenschutzbeauftragten auch die Einrichtung von VPN-Verbindungen (Virtuelles Privatnetzwerk) wie auch die Verschlüsselung von Mitteilungen empfohlen.

Weiter empfiehlt es sich, im Arbeitsvertrag oder einem Reglement festzuhalten, welche Sicherheitsmassnahmen die Mitarbeitenden bezüglich Datenschutz und Geheimhaltungspflicht bei mobil-flexiblem Arbeiten – das schliesst Coworking Spaces mit ein – speziell vorzukehren haben resp. welche diesbezüglichen Pflichten zu beachten sind. Im Arbeitsvertrag bzw. einem Reglement aufzunehmen wären etwa der Umfang der Geheimhaltungspflicht, der Umgang mit Geschäftsunterlagen (insbesondere deren Mitnahme, Aufbewahrung und Vernichtung), der Computer-Kennwortschutz und die Sperrung des Computers beim Entfernen vom Arbeitsplatz im Coworking Space.

Arbeits- und Ruhezeitvorschriften

Die Arbeit in Coworking Spaces ist oft mit Modellen flexibler Arbeitszeiten verknüpft. Umso wichtiger ist es, sicherzustellen, dass die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes durch die Mitarbeitenden auch bei Arbeit in Coworking Spaces eingehalten werden. Dies gilt fur die wöchentlichen Höchstarbeitszeiten wie auch fur die täglichen Ruhezeiten und die vorgeschriebenen Pausen. Nacht- und Sonntagsarbeit ist ohne Bewilligung nicht gestattet.

Auch bei Arbeit in Coworking Spaces untersteht der Arbeitgeber der Arbeitszeiterfassungspflicht, wobei in einem solchen Fall die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung den Mitarbeitenden – mittels entsprechender Bestimmung im Arbeitsvertrag oder in einem Reglement – delegiert werden kann resp. muss. Soweit Mitarbeitende in Coworking Spaces ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil (mindestens 25 Prozent) frei bestimmen können, empfiehlt sich eine Prüfung, ob eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Erfassung nur der täglich geleisteten Arbeitszeit ohne Dokumentation der genauen Zeitpunkte der Arbeits- und Ruhezeiten als Grundsatz) gemäss den Bestimmungen der entsprechenden Verordnung zum Arbeitsgesetz eingeführt werden kann. Wird den rechtlichen Gegebenheiten des Coworking von Seiten der Unternehmen gebührend Rechnung getragen, führt dies sowohl arbeitgeber- wie arbeitnehmerseitig zu einer Festigung der Rechtssicherheit. Dies wiederum wird die bereits bestehende Attraktivität dieses neuen Arbeitsmodelles zusätzlich verstärken.

Rechtsanwalt Dr. iur. André Bloch, Suter Howald Rechtsanwälte, Zürich

Geschichten

News von VillageOffice